Integritetspolicy
1. Integritetspolicy
Hos Square Moon värnar vi om din personliga integritet. I denna integritetspolicy förklarar vi hur vi samlar in, använder, lagrar och i övrigt behandlar personuppgifter när du kommer i kontakt med oss, exempelvis via vår webbplats, i samband med affärskontakter, rekrytering, marknadsföring eller andra kontakter med vår verksamhet.
Policyn beskriver också vilka rättigheter du har enligt dataskyddsförordningen (GDPR) och hur du kan kontakta oss om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter.
1.1 Vem gäller policyn för?
Denna integritetspolicy gäller för personer som kommer i kontakt med Square Moon i egenskap av exempelvis kund, kontaktperson hos kund eller leverantör, arbetssökande, samarbetspartner, besökare på vår webbplats eller annan extern kontakt.
Syftet med policyn är att ge tydlig information om hur Square Moon behandlar personuppgifter i dessa sammanhang.
1.2 Personuppgiftsansvarig
Square Moon org.nr 556549-3292, är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna integritetspolicy. Det innebär att vi ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.
Om du har frågor om denna integritetspolicy eller om hur vi behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på:
Square Moon
Org.nr: 556549-3292
Adress: Flöjelbergsgatan 20C,
431 37 Mölndal
E-post: info@squaremoon.se
Telefon: +46 (0) 31-723 20 20
1.3 Vad är personuppgifter?
Personuppgifter är information om en identifierad eller identifierbar fysisk person. En identifierbar fysisk person är en person som kan identifieras direkt eller indirekt, via ett namn, ett personnummer, platsdata, en IP-adress eller en eller flera faktorer som är specifika för fysiska, fysiologiska, genetiska, mentala, ekonomiska, kulturella eller sociala identiteten hos den fysiska personen.
1.4 Personuppgifter som behandlas
Vi kan komma att hantera följande personuppgifter som kan hänföras till dig som använder vår hemsida:
• Namn
• Adress
• E-postadress
• Telefonnummer
• IP-nummer
• Annan information som du lämnar vid dina kontakter med oss
1.5 Uppdateringar av policyn
Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy vid behov, exempelvis om vi förändrar hur vi behandlar personuppgifter eller om gällande lagstiftning ändras. Den senaste versionen finns alltid publicerad på vår webbplats.
Senast uppdaterad: 260424
2 Hur behandlar vi personuppgifter
Nedan beskriver vi de huvudsakliga situationer där Square Moon behandlar personuppgifter. För varje område anger vi vilka kategorier av personuppgifter som behandlas, vilka registrerade som berörs, ändamålet med behandlingen, vilken rättslig grund som behandlingen baseras på samt hur länge uppgifterna normalt sparas.
Vilka behandlingar som är aktuella kan variera beroende på hur du kommer i kontakt med oss, exempelvis om du söker arbete hos oss, företräder en kund eller leverantör, deltar i vår marknadsföring eller på annat sätt kommunicerar med oss.
2.1 Rekrytering av medarbetare
När du söker arbete hos Square Moon behandlar vi personuppgifter för att kunna administrera rekryteringsprocessen, kommunicera med dig och bedöma din lämplighet för en tjänst hos oss.
Ändamål med behandlingen: Rekrytering av ny medarbetare
Kategori av registrerade: Sökande och referenser
Kategori av personuppgifter: För- och efternamn, e-postadress, telefonnummer, akademisk och yrkesmässig bakgrund
Rättslig grund: Berättigat intresse
Lagringstid: 24 månader
Trainee, praktik och examensarbete
När du ansöker om traineeplats, praktik, LIA eller examensarbete hos Square Moon behandlar vi personuppgifter för att kunna hantera din ansökan, kommunicera med dig och bedöma förutsättningarna för ett eventuellt samarbete. I vissa fall kan vi även behandla personuppgifter om referenspersoner som du lämnar i samband med ansökan.
Ändamål med behandlingen: Hantera traineeanställning, praktik, LIA och examensarbete
Kategori av registrerade: Sökande och referenser
Kategori av personuppgifter: För- och efternamn, e-postadress, telefonnummer, akademisk och yrkesmässig bakgrund samt i förekommande fall uppgifter om referenser
Rättslig grund: Berättigat intresse
Lagringstid: 24 månader
2.2 Marknadsföring och extern kommunikation
Square Moon behandlar personuppgifter i samband med marknadsföring och extern kommunikation för att informera om vår verksamhet, våra tjänster och vår organisation. I vissa fall kan vi även använda personuppgifter i kommunikation som syftar till att synliggöra Square Moon som arbetsplats och stärka vårt varumärke.
Ändamål med behandlingen: Marknadsföring och extern kommunikation
Kategori av registrerade: Anställda, kunder och underkonsulter
Kategori av personuppgifter: För- och efternamn, tjänstetitel, bild och rörlig bild
Rättslig grund: Berättigat intresse
Lagringstid: Personuppgifterna sparas så länge materialet används för sitt ändamål eller tills en individ avböjer. Upp till 24 månader.
2.3 Försäljning av varor och tjänster
Square Moon behandlar personuppgifter i samband med försäljning av varor och tjänster för att kunna hantera affärsdialoger, lämna offerter och anbud, genomföra upphandlingar samt administrera affärsrelationer med befintliga och potentiella kunder.
Ändamål med behandlingen: Försäljning av tjänster och hantering av affärsrelationer
Kategori av registrerade: Anställda, kontaktpersoner hos upphandlande organisationer, kunder och underkonsulter
Kategori av personuppgifter: För- och efternamn, tjänstetitel, e-postadress (arbete), telefonnummer (arbete), organisationsnummer, personnummer (vid enskild firma), akademisk och yrkesmässig bakgrund
Rättslig grund: Berättigat intresse
Lagringstid: Konsultprofiler och anbudspresentationer sparas till dess att anställning eller uppdrag upphör, alternativt till dess att avtalsperioden har löpt ut, och därefter i 24 månader. Affärsförslag avidentifieras 24 månader efter avslutad avtalsperiod. Anbud kan sparas längre om det krävs för historik, uppföljning eller rättsliga förpliktelser.
2.4 Utförande av uppdrag åt kunder
Square Moon behandlar personuppgifter i samband med att vi utför uppdrag åt kunder. Behandlingen sker för att vi ska kunna planera, genomföra och följa upp våra uppdrag samt upprätthålla nödvändig kontakt inom ramen för uppdraget.
Ändamål med behandlingen: Utförande av uppdrag åt kunder
Kategori av registrerade: Anställda, kunder och underkonsulter
Kategori av personuppgifter: För- och efternamn, e-postadress och telefonnummer
Rättslig grund: Avtal med kunden
Lagringstid: Producerat material och tillhörande personuppgifter sparas så länge det är nödvändigt för att kunna påvisa, leverera och följa upp det genomförda uppdraget samt för att hantera eventuella avtalsrättsliga eller rättsliga anspråk.
3 Vilka personuppgifter vi behandlar
Square Moon behandlar personuppgifter som är nödvändiga för de ändamål som beskrivs i denna integritetspolicy. Beroende på hur du kommer i kontakt med oss kan det exempelvis handla om namn, kontaktuppgifter, uppgifter om befattning och arbetsgivare, uppgifter i korrespondens, rekryteringsuppgifter samt andra uppgifter som du själv lämnar till oss eller som annars är nödvändiga för det aktuella sammanhanget.
Vi behandlar endast sådana personuppgifter som är relevanta och nödvändiga för det specifika ändamålet. Personuppgifterna används inte för andra ändamål än de som anges i denna policy, om vi inte informerar om det särskilt eller är skyldiga att göra det enligt lag.
3.1 Känsliga personuppgifter
Det är viktigt att behandlingen av känsliga personuppgifter sker med extra försiktighet och att det finns en tydlig rättslig grund för det. I vissa ärenden kan det vara nödvändigt att hantera känsliga personuppgifter för att kunna handlägga ärendet på ett korrekt sätt. Square Moon tar ansvar för att hantera dessa uppgifter på ett säkert sätt och att de endast används för ärendets syfte.
Som personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som organisationen bestämmer ändamål och medel för, är det viktigt att följa gällande lagar och förordningar för att säkerställa att behandlingen av personuppgifter sker på ett lagligt sätt.
Det är viktigt att hanteringen av känsliga personuppgifter sker på ett sätt som skyddar den personliga integriteten. Square Moon ser till att uppgifterna behandlas med hög säkerhet och att endast de personer som behöver tillgång till uppgifterna får det. Uppgifterna läggs endast in i det aktuella ärendet och registreras inte särskilt. Uppgifterna görs inte heller sökbara för att säkerställa att de inte oavsiktligt sprids vidare eller används på ett obehörigt sätt.
3.2 Hur länge vi sparar personuppgifter
Square Moon sparar inte personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för det ändamål för vilket uppgifterna samlades in och behandlas. Hur länge personuppgifter sparas beror därför på syftet med behandlingen, vilken typ av uppgifter det gäller samt om det finns rättsliga skyldigheter som kräver fortsatt lagring.
När Square Moon fastställer lagringstiden för personuppgifter beaktar vi bland annat ändamålet med behandlingen, tillämpliga lagkrav, avtalsförhållanden samt behovet av att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. I förekommande fall kan även interna riktlinjer och branschpraxis påverka hur länge uppgifterna behöver sparas.
Vi strävar alltid efter att inte behandla eller bevara fler personuppgifter än nödvändigt. När personuppgifterna inte längre behövs för sitt ändamål raderas, anonymiseras eller avidentifieras de på ett säkert sätt.
4 Dina rättigheter
Du har enligt dataskyddsförordningen (GDPR) ett antal rättigheter i förhållande till vår behandling av dina personuppgifter. Nedan beskriver vi vilka rättigheter du har och hur du kan gå till väga om du vill utöva dem.
4.1 Rätt till tillgång
Du har rätt att begära bekräftelse på om Square Moon behandlar personuppgifter om dig och, i så fall, få tillgång till dessa uppgifter genom ett så kallat registerutdrag.
4.2 Rätt till rättelse
Om du anser att Square Moon behandlar personuppgifter om dig är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära att de rättas eller kompletteras.
4.3 Rätt till radering
Du har i vissa fall rätt att begära att dina personuppgifter raderas, exempelvis om uppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för. Rätten till radering gäller dock inte om Square Moon är skyldigt att spara uppgifterna enligt lag eller om uppgifterna behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
4.4 Rätt till begränsning mot behandling
Du har i vissa fall rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, till exempel om du anser att uppgifterna är felaktiga eller om du har invänt mot behandlingen.
4.5 Rätt att invända mot behandling
När Square Moon behandlar personuppgifter med stöd av berättigat intresse har du rätt att invända mot behandlingen. Om vi inte kan visa att det finns tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter måste behandlingen upphöra.
4.6 Rätt till dataportabilitet
Om behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal och sker automatiserat kan du i vissa fall ha rätt att få ut de personuppgifter du själv har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, samt få dessa överförda till en annan personuppgiftsansvarig.
4.7 Rätt att återkalla samtycke
Om Square Moons behandling av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla detta samtycke. Ett återkallande påverkar inte lagligheten av den behandling som skett innan samtycket återkallades.
4.8 Rätt att lämna klagomål
Om du har synpunkter på hur Square Moon behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss. Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som är tillsynsmyndighet för personuppgiftsbehandling i Sverige.
5 Kontakt och klagomål
Om du som registrerad hos Square Moon har synpunkter på behandlingen av dina personuppgifter, så har du möjlighet att lämna synpunkter till organisationen. Om du vill utöva dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen eller har frågor om behandlingen av dina personuppgifter, kan du vända dig till organisationen.
Beslut som Square Moon fattar som personuppgiftsansvarig med anledning av att du utövar dina rättigheter kan överklagas till allmän förvaltningsdomstol. Om du har klagomål på Square Moon hantering av dina personuppgifter kan du göra en anmälan till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som är tillsynsmyndighet på området. Det är viktigt att organisationen tar dina synpunkter på allvar och agerar på dem i enlighet med gällande lagstiftning och förordningar på området.
Om du vill utöva någon av dina rättigheter eller har frågor eller synpunkter på hur Square Moon behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta Square Moon.
Om du har andra frågor om behandling av personuppgifter är du välkommen att kontakta dataskyddsombudet på dso@securitysolution.se.
