Ett system för hela verksamheten

Ett önskemål under utvecklingsprocessen var att hela verksamheten skulle kunna få nytta av Gloria. Detta innefattade såväl ekonomi och bokning som vaktmästeri och servering.

Grundläggande funktioner

• Kundregister
• Artikeldatabas
• Koppling till Visma
• Kalender för att organisera bokningar
• Arbetsvyer för bokning, ekonomi, servering och vaktmästeri

Kunden och bokningen i fokus

Med kundregistret är det ingen svårighet att lägga till och administrera återkommande kunder. Fakturauppgifter och kontaktpersoner finns tillgängligt för användaren, vilket underlättar skapandet av bokningar. Det går även att ta del av tidigare bokningar för att se vilken lokal som användes och vad som bokades – detta för att kunna erbjuda kunden en liknande upplevelse som sist.

Alla bokningar är kopplade till en kund i registret och delas in i dagar. På så vis kan en enda bokning innehålla en konferens som pågår en hel vecka.

Genom att välja lokaler och artiklar från artikelregistret plockas en skräddarsydd konferensupplevelse ihop för kunden. Artiklarna speglas sedan i layouterna för vaktmästeri samt kök och servering så att allting hamnar på rätt plats.

När konferensen är

Systemanpassad kalender för bokningar

När en kund ringer för att skapa en bokning är det viktigt att snabbt kunna se vad som finns tillgängligt det önskade datumet. Med Glorias kalender kan bokningen snabbt söka på datum eller bläddra mellan veckor och månader.

Kalenderfunktioner

Lokalförteckning

• Lokalerna listas i vänsterkant baserat på ingång.
• Visning av lokalernas kapacitet förenklar arbetet att välja lämplig lokal för bokningen.

Bokningssammanfattning

• Varje bokning skrivs ut med sin rubrik i kalendern.
• Genom att föra muspekaren över en bokning får användaren mer information så som tider, antal personer, möblering m.m.

Bokningsstatus

• Varje bokningsstatus har sin egen färg för att tydligt visa om den är t.ex preliminär eller definitiv.

Filtrering och sökning

• Filtrering tillåter användaren att snabbt begränsa sökningen baserat på ingång eller kapacitet.
• Datumsökning ovanför kalendern gör kontrollen av tillgänglighet vid ett specifikt datum mycket effektiv.

Ny bokning

• Användaren lägger snabbt till en ny bokning för befintlig kund genom att dra ut och släppa knappen ”Ny bokning” på kalendern.

Mobilanpassade vyer

För att Gloria ska bringa nytta för fler delar av verksamheten än bokningen skapades mobilanpassade vyer speciellt för kök, servering och vaktmästeri.

Inom vakmästeriet kan användaren enkelt ta reda på vilka lokaler som är aktuella för dagens bokningar via vyn i Filemaker Go. De får information om möblering och om där är några särskilda artiklar som har bokats för konferensen. När en lokal är iordningställd så bockar användaren enkelt av denna, och lokalen markeras som redo. När kunden kommer så kan receptionen i sin tur se om lokalen är klar innan incheckning.

För serveringens del så är Genom att bocka av när en matartikel är serverad eller avdukad så kan personalen hålla bättre koll på flödet och mat och disk blir inte stående.

När en konferens är slut för dagen och nyckeln inlämnad så markerar receptionen kunden som utcheckad. Vaktmästeriet vet då att det är fritt fram att städa lokalen och eventuellt ställa iordning inför morgondagens bokning i samma lokal.