Göteborg 400 år

Att skapa ett evenemang för att fira Göteborgs 400-års jubileum

Staden Göteborg fyllde 400 år under 2021 men på grund av pandemin så firar staden med sina innevånare under 2023. Det är en stor uppgift att skapa evenemang för hela Göteborg. Hos Göteborg & Co bildades en grupp som skulle få firandet att bli verklighet. Under många år var det något som låg långt in i framtiden, men till slut närmade sig tiden där man rent praktiskt måste börja arbeta med innehållet i firandet. Eftersom Square Moon är ansvariga för de skräddarsydda system som används vid planeringen, genomförandet och publiceringen av Vetenskapsfestivalen och Kulturkalaset så valde Göteborg & Co oss även för detta uppdrag.

Göteborg & Co har under många år använt sig av administrativa it-system för sitt interna arbete men nu behövdes en ny struktur och nya lösningar. Först fick man bestämma sig för vilka platser och scener som var lämpliga för olika aktiviteter. En preliminär plan började växa fram över var och ungefär när som olika evenemang skulle kunna äga rum. För att skapa ett spännande innehåll behövde man få med ett stort antal aktörer som kunde bidra med alla möjliga typer underhållning och aktiviteter. Under sina många år i centrum för marknadsföringen av staden Göteborg har Göteborg & Co kunnat bygga upp ett stort kontaktnät - detta skulle nu komma till användning.

Med hjälp av en nämnda system mejlades länkar ut till de som bedömdes kunna bidra till firandet med sina arrangemang. Via länkarna kunde dessa arrangörer beskriva sina arrangemang och ladda upp bilder, beskrivande texter, deltagarlistor och filer. Allt detta kunde korrekturläsas och sedan publiceras på jubileets kalendarium. Med detta arbetssätt blev det möjligt att spara mycket tid och arbete och få ihop ett bra och intressant innehåll.

 

Hur administrerar man ett evenemang i denna storleksklassen?

Under genomförandet av ett stort evenemang som 400-årsjubileet så behövs det en hel del administration och kontroller för att allt skall fungera som det skall. Ute på de olika platserna och scenerna behöver massor av saker i bakgrunden fungera för att alla besökare skall få en bra upplevelse.

Varje aktivitet skall förberedas, vilket kan beskrivas i termer av etablering med soundcheck, repetitioner, genomförande och av-etablering. Ofta finns det detaljerade checklistor som gör att arrangören inte glömmer viktiga detaljer. Den som är ansvarig på en plats eller scen måste ständigt kunna ta fram aktuell information och kunna ge all personal och alla artister rätt information.

Med hjälp av samma system som skapades för att planera alla aktiviteter så finns stödet och tillgången till den viktiga informationen. Den som är ansvarig för en plats eller scen kan ofta behöva uppdatera sin information. Med hjälp av databaserna så går det att ladda ner och uppdatera alla checklistor på plats när saker ändras.

 

Teknik & hårt arbete

Square Moon har varit med och stöttat Göteborg & Co under hela projektet och byggt de databaser som varit grunden för hela firandet. Den tekniska lösningen kombinerat med ett stenhårt arbete från alla på Göteborg & Co och alla fantastiska arrangörer har gjort 400års-jubileet till en stor folkfest.

Nu är det bara att gratulera staden till sina 400 år och önska lycka till på resan till 500 år.