Tidskritisk FileMakerutveckling för återkallelse inom medicinteknik

En vacker dag på sportlovet, innan COVID19 för alltid förändrat världsbilden, blev en medarbetare på Square Moon uppringd i skidbacken. Det var ett internationellt företag som ville ha hjälp att ta hand om återkallandet av tusentals defekta produkter. För känslighetens då det gäller defekta leveranser kallar vi företaget för ”Företaget”.

 

Problemställning

Företaget hade väldigt bråttom eftersom myndigheter i berörda länder ville se snabba åtgärder för att hantera återkallandet. Återkallandet rörde sig om medicinskt relaterad utrustning och var känsligt. Alla kunder som hade fått defekta produkter skulle erbjudas hjälp med service eller utbyte av produkterna. Problemet var att man inte visste vilka som köpt vilka produkter. Försäljningen hade gått genom många återförsäljare och det fanns inte enhetligt register med kontaktuppgifter att tillgå. Kunderna fanns också utsprida i flera länder varav vissa var tvåspråkiga. Det enda man visste med säkerhet var att produkter med vissa serienummer hade vissa brister.

 

Kontakt

En representant på Square Moon ringde upp och bokade möte samma dag som Företaget hade ringt. På sittande möte fanns det en enkel idéskiss i Excel och en PDF med lite designförslag med texter och bilder. Det fanns också en fil med de serienummer som omfattades av återkallandet. Med detta som underlag fick Square Moon i uppgift att snabbt ta fram ett förslag till lösning.

 

Teknisk lösning

På ett dygn hade Square Moon byggt upp en enkel prototyp i FileMaker som kunde kontrollera ett serienummer och avgöra om produkten omfattades av återkallandet. Om produkten skulle återkallas fick slutkunden fylla i sina kontaktuppgifter i ett litet formulär i en webbläsare. Alla uppgifter sparas i en databas och ett mail skickas omgående tillbaka till kunden som en bekräftelse på enheten är anmäld för återkallning.
Efter två till tre veckor hade systemet förfinats och hanterade två språk. Det gick att testa serienummer från datorer, surfplattor och mobiltelefoner. Varje land hade ett servicecenter som tar hand om alla respektive produkter. Vi driftsättningen användes en server i molnet med hjälp av Amazon Web Service för att få snabb och säker drift med bra svarstider.

 

Resultat

Square Moon har tagit fram ett databassystem gör det möjligt för berörda servicecenter för landet där enheten finns att skicka en låda för gratis frakt till slutkunden. Så fort en defekt produkt kommer in för service så kan en tekniker söka fram alla uppgifter och serva produkten. Med vändande post får kunden tillbaka sin uppdaterade produkt.
I slutändan skall systemet bara finnas i de 6-12 månader som programmet väntas fortgå. När alla produkter är klara stängs systemet ner och alla uppgifter sparas hos Företaget. 
Med hjälp av funktionerna i FileMaker kunde ett system tas fram på kort tid. Tusentals kunder i flera länder ges möjlighet att uppdatera sina produkter. ”Företaget” upplevs som ett företag som tar hand om sina kunder och sköter sig på ett exemplariskt sätt. På Square Moon har våra utvecklare fått en fantastisk kick av att fått lösa problem under hög tidspress för våra kunder.